5 workflows HubSpot pour vos équipes commerciales.
"Les tâches répétitives peuvent être formalisées dans des workflows lorsque les règles, les responsables et les exceptions sont définis. Leur paramétrage doit ensuite être contrôlé dans le temps."
— Elvira Pavel, consultante HubSpot & Acquisition B2B
Dans de nombreuses équipes commerciales, la saisie de contacts, les relances, la mise à jour du pipeline et la coordination après signature occupent un temps qu’il est utile de mesurer. Les workflows peuvent aider à formaliser ces actions lorsque le processus est stable et pertinent.
Cet article présente cinq exemples de workflows HubSpot. Pour chacun : un déclencheur possible, des actions à adapter, les indicateurs à suivre et les éléments d’abonnement à vérifier.
Le problème
Combien de temps votre équipe perd-elle chaque semaine ?
Saisie manuelle des contacts et relances
Envoi d'emails de suivi un par un
Mise à jour manuelle du pipeline
Coordination interne après signature
Temps à mesurer
Mesurez les tâches répétitives de votre équipe sur une période représentative avant de prioriser les automatisations.
Cinq exemples de workflows
Détail complet de chaque workflow
Pour chaque workflow : déclencheur, actions étape par étape, indicateurs à suivre et conditions HubSpot à vérifier.
Qualification automatique des nouveaux leads
Le premier filtre qui évite de perdre du temps sur des prospects non qualifiés
Déclencheur
Un nouveau contact est créé dans HubSpot (via formulaire, import, ou intégration)
Actions dans l'ordre
Attendre 5 minutes
Laisse le temps aux données de se synchroniser
Vérifier si l'email professionnel est renseigné
Condition : email ne contient pas @gmail, @yahoo, @hotmail
Si email professionnel → assigner au commercial
Propriété : Propriétaire du contact = Commercial désigné
Créer une tâche "Appel de qualification sous 24h"
Type : Appel · Priorité : Haute · Assigné au propriétaire
Si email générique → ajouter à la liste "À qualifier manuellement"
Permet un traitement différencié sans bloquer le flux principal
Envoyer une notification interne au commercial
"Nouveau lead à qualifier : [Prénom Nom] — [Entreprise]"
Indicateur à suivre : Délai de traitement à suivre
Les commerciaux reçoivent uniquement les leads qualifiés avec une tâche prête à l'emploi. Fini les leads qui tombent dans l'oubli faute d'assignation.
Relance automatique après proposition envoyée
Un scénario de relance à adapter à votre rythme commercial
Déclencheur
Le deal passe à l'étape "Proposition envoyée" dans le pipeline
Actions dans l'ordre
Attendre 3 jours ouvrés
Délai standard pour laisser le prospect lire la proposition
Vérifier si le deal est toujours à l'étape "Proposition envoyée"
Si le deal a avancé, stopper le workflow automatiquement
Envoyer email de relance personnalisé J+3
Objet : "Votre proposition [Entreprise] — avez-vous des questions ?" · Ton : chaleureux, pas de pression
Attendre 4 jours ouvrés supplémentaires
Total : J+7 depuis l'envoi de la proposition
Vérifier à nouveau si le deal est inchangé
Condition de sortie automatique si le deal avance
Créer une tâche "Relance téléphonique urgente"
Avec note : "2ème relance — proposition envoyée il y a 7 jours"
Envoyer email de relance finale J+10
Objet : "Dernière relance — [Entreprise]" · Proposer un créneau d'appel de 15 min
Indicateur à suivre : Réponses et issues à suivre
Ce scénario aide à formaliser des relances cohérentes lorsque le processus commercial le justifie.
Alerte deals inactifs — détection précoce
Identifie les opportunités qui stagnent avant qu'elles ne soient perdues
Déclencheur
Un deal n'a eu aucune activité (email, appel, réunion, note) depuis 7 jours
Actions dans l'ordre
Vérifier que le deal est en cours (pas Gagné/Perdu)
Condition : Étape du deal ≠ Closed Won et ≠ Closed Lost
Envoyer une notification au propriétaire du deal
"⚠️ Deal inactif depuis 7 jours : [Nom du deal] — [Entreprise]"
Créer une tâche "Relance prioritaire"
Assignée au propriétaire · Délai : 24h · Priorité : Haute
Si aucune activité après 14 jours → escalade au manager
Notification au manager : "Deal à risque depuis 14 jours"
Ajouter un tag "Deal à risque" sur la fiche
Permet de filtrer les deals à risque dans le tableau de bord
Indicateur à suivre : Deals inactifs à suivre
La plupart des deals perdus ne le sont pas à cause d'un refus, mais d'un oubli. Ce workflow transforme les deals silencieux en tâches actionnables avant qu'il ne soit trop tard.
Onboarding client automatisé après signature
Transforme le moment de signature en expérience client mémorable
Déclencheur
Le deal passe à l'étape "Gagné" (Closed Won) dans le pipeline
Actions dans l'ordre
Envoyer un email de bienvenue personnalisé immédiatement
Objet : "Bienvenue chez EM Vision, [Prénom] !" · Contenu : prochaines étapes, lien Calendly pour le kick-off
Créer le dossier client dans HubSpot
Propriétés : Date de début, Offre souscrite, Référent commercial
Assigner une tâche "Appel de kick-off à planifier" au commercial
Délai : 48h · Note : "Planifier le premier appel de 30 min avec le client"
Notifier l'équipe interne
"🎉 Nouveau client signé : [Entreprise] — [Offre] — [Montant]"
Attendre 7 jours puis envoyer un email de suivi
"Comment se passe votre démarrage ? Avez-vous des questions ?"
Créer une tâche de bilan à 30 jours
"Appel de bilan J+30 — satisfaction client et prochaines étapes"
Indicateur à suivre : Qualité d’onboarding à mesurer
Un onboarding automatisé peut aider l’équipe à appliquer les mêmes étapes de suivi après la signature. Son efficacité dépend du contenu, des responsables et des contrôles prévus dans le processus.
Nurturing des leads non qualifiés — réactivation à 30/60/90 jours
Transforme les leads froids d'aujourd'hui en clients de demain
Déclencheur
Un contact est ajouté à la liste "Non qualifié — à nurturing" (créée dans le workflow #1)
Actions dans l'ordre
Attendre 30 jours
Laisse le temps au prospect de mûrir sa réflexion
Envoyer un email de valeur J+30
Partager un article de blog pertinent ou un cas client anonymisé · Pas de pitch commercial
Attendre 30 jours supplémentaires
Total : J+60 depuis la première interaction
Envoyer un email de réactivation J+60
Objet : "[Prénom], votre situation a-t-elle évolué ?" · Proposer un échange de cadrage gratuit de 45 minutes
Si le contact ouvre l'email → créer une tâche "Lead chaud à recontacter"
Condition : Email ouvert = Oui · Tâche assignée au commercial sous 24h
Attendre 30 jours supplémentaires
Total : J+90
Envoyer un email de dernière chance J+90
Objet : "Dernière ressource pour vous" · Partager le guide le plus pertinent pour leur problématique
Si toujours inactif → archiver le contact
Ajouter le tag "Nurturing terminé" · Sortir de la liste active
Indicateur à suivre : Réactivation à mesurer
Ce scénario maintient un lien planifié avec les contacts qui ont explicitement accepté de recevoir des communications, sous réserve de règles de pression commerciale adaptées.
Mise en pratique
Comment créer votre premier workflow dans HubSpot
L’interface permet de configurer des automatisations, mais la conception du scénario, les droits, les données et les tests doivent être adaptés à votre contexte. Voici cinq étapes de préparation et de contrôle.
Accéder à l'outil Workflows
Dans HubSpot, allez dans Automatisation > Workflows. Cliquez sur "Créer un workflow" en haut à droite. Choisissez "Basé sur les contacts" pour les workflows #1, #2 et #5, ou "Basé sur les transactions" pour les workflows #3 et #4.
Définir le déclencheur d'inscription
Cliquez sur "Configurer les déclencheurs" et sélectionnez la condition d'entrée. Pour le workflow #2 par exemple : "Propriété de la transaction — Étape du pipeline — est égal à — Proposition envoyée". Activez l'option "Réinscrire les contacts" si vous souhaitez que le workflow se déclenche à chaque changement.
Ajouter les actions en séquence
Cliquez sur le "+" pour ajouter chaque action : Délai, Envoyer un email, Créer une tâche, Envoyer une notification interne, Définir une propriété. Utilisez les branches "Si/Alors" pour les conditions (ex : vérifier si le deal a avancé avant d'envoyer la relance).
Tester avant d'activer
Utilisez le mode "Test" pour simuler le workflow sur un contact fictif. Vérifiez que chaque action se déclenche dans le bon ordre et avec les bons délais. Contrôlez les emails de test dans votre boîte de réception avant de valider.
Activer et surveiller les premières semaines
Cliquez sur "Activer" et surveillez les métriques pendant les 2 premières semaines : nombre de contacts inscrits, taux d'exécution des actions, taux d'ouverture des emails. Ajustez les délais ou les messages selon les résultats observés.
Par où commencer ?
Si vous ne deviez créer qu’un seul workflow, commencez par celui qui répond au point de friction le plus clair de votre processus. Une relance après proposition peut être un bon candidat si vous avez identifié des oublis ou des délais de suivi ; testez-la puis mesurez son effet dans vos données.
Questions fréquentes
Vos questions sur les workflows HubSpot
Sources et références
Les fonctions, conditions d’accès et recommandations évoluent. Vérifiez toujours les informations directement auprès des sources ci-dessous avant de prendre une décision.
- HubSpot — Tarification et fonctionnalités — limites et fonctions d’automatisation selon l’abonnement
- HubSpot — Comprendre les scores de leads — exemples de propriétés utilisables dans les workflows
Passez à l'action
Prêt à automatiser votre processus commercial ?
Vous avez maintenant cinq exemples de workflows. L'étape suivante : un échange de cadrage gratuit de 45 minutes pour comprendre votre situation, repérer les principaux blocages et déterminer la prochaine étape utile.
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